Plan International Belgium zoekt een/cherche un(e) Donor Relations Officer

Plan International Belgium zoekt een/cherche un(e) Donor Relations Officer

22 March 2021

Plan International Belgium zoekt een/cherche un(e) Donor Relations Officer

De Donor Relations Officer (DRO) is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de hieronder gedefinieerde kernresultaten en rollen.

Scope :

  • Rapporteert aan de Fundraising & Donor Relations Manager
  • Maakt deel uit van het Fundraising & Donor Relations team
  • Werkt nauw samen met de collega’s marketing, communicatie en de afdelingen ‘Finance & Operations’ en ‘Corporates & Major Donors’
  1. Doel van de functie/rol

De Donor Relations Officer (DRO) is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de hieronder gedefinieerde kernresultaten en rollen.

De DRO bouwt een duurzame relatie uit met onze individuele donateurs dankzij een gepersonaliseerde aanpak. De DRO houdt hiervoor rekening met de donateurs-beleving en tevredenheid, Plan International’s  waarden,  visie en missie, en met onze acties en projecten rond kinderen en gendergelijkheid.

De DRO denkt actief mee op procesmatig vlak en formuleert verbeteringsvoorstellen naar zijn/haar manager.

De DRO is het directe aanspreekpunt voor onze donateurs en draagt actief bij aan een succesvolle ‘donor journey’ dankzij een perfecte administratieve opvolging van de gegevens van al onze individuele donateurs.

De DRO staat tevens op gezette tijden in contact met andere kantoren van Plan International als contactpersoon voor Plan Ouders.

B. Kernresultaatgebieden

Resultaat/rol 1:           Verwelkoming en Retentie van donateurs (30%)

  • Aanspreekpunt en Ambassadeur zijn voor allerhande vragen van (toekomstige) individuele donateurs donateurs, zowel over Plan-Ouderschap, kinderrechten en gendervraagstukken als over de werkwijze en projecten van Plan International.
  • Opbouwen van een duurzame relatie met individuele donateurs (Plan-Ouders) met aandacht voor de individuele motivatie en interesse van de donateurs.
  • Garanderen van kwalitatieve dienstverlening aan individuele donateurs (Plan-Ouders) om loyauteit en retentie van deze donateurs te verhogen en werving te faciliteren
  • Actief meedenken en voorstellen formuleren over hoe Plan International bestaande donateurs kan behouden en hun donor journey kan verbeteren of  aanpassen, zowel inhoudelijk als procesmatig.
  • In gesprek gaan met donateurs die hun steun wensen te stoppen.  Alternatieve voorstellen formuleren en bespreken voor een beter passende donor journey. Donateurs uitschrijven indien ze hier niet wensen op in te gaan.

Resultaat/rol 2:           Administratieve opvolging donateursgegevens en Child data (30%):

  • Systematische en efficiënte verwerking en opvolging van donateursgegevens in het CRM-databeheersysteem.
  • Systematische en efficiënte verwerking en opvolging van gegevens in het ‘Child data’ programma.
  • Rapporteren van deze gegevens aan de manager.

Resultaat/rol 3:           Verbetering van processen (15%)

  • Op continue wijze voorstellen doen tot verbetering, vereenvoudiging en automatisering van de taken van het team Fundraising & Donor Relations (“wat kan er anders”).
  • Op continue wijze voorstellen doen tot een efficiënter gebruik van CRM-toepassingen en digitale tools (“hoe kan het anders”).

Resultaat/rol 4            Ondersteuning bij werving van nieuwe donateurs (10%)  

  • Actieve, administratieve opvolging bij de jaarlijkse fondsenwervende campagne(s) om nieuwe donateurs aan te werven.

Resultaat/rol 5:           Back-up van collega’s (10%)

  • Back up van collega’s van het Fundraising & Donor Relations team tijdens afwezigheden.              

Transversale rol(5%) :

Deelname wanneer mogelijk aan branding- en communicatiecampagnes, samen met de collega’s van branding en communicatie.

Brugfunctie met departementen:

  • Corporates & Major Donors voor stroomlijning van donorwerving en -retentie,
  • Finance & Operations voor gegevensverwerking en database,
  • InternationalProgrammes en voor kennis en informatiedoorstroom betreffende onze projecten en Plan-ouderschap.

 

C. Vereist profiel voor de functie:

Minimum vereisten

  • Bacheloropleiding in administratie, officemanagement met een dienstverlenende, klantvriendelijke insteek of gelijkwaardig door ervaring is een troef. We verwelkomen echter ook kandidaten met pit die graag willen bijleren, zich deze taken snel eigen kunnen maken en zeer gemotiveerd zijn om zich in te zetten voor onze missie en onze donateurs.

Kennis/expertise

  • Goede beheersing van Nederlands of Frans. Een goede kennis van Frans of Nederlands als bijkomende taal en het Engels zijn een pluspunt
  • Operationele kennis MS Office
  • Ervaring met het gebruik en kennis van CRM-toepassingen
  • Ervaring met het gebruik en kennis van digitale tools is een troef
  • Kennis van ontwikkelingssamenwerking en donateursgedrag zijn troeven.
  • Kerncompetenties
  • Functiespecifieke competenties
  • Nauwkeurig en op vertrouwelijke wijze met gegevens werken, sterke administratieve vaardigheden
  • Goede communicatieve vaardigheden, zowel telefonisch als schriftelijk, en deze naar gelang de situatie kunnen aanpassen/inzetten
  • Empathische aanpak, geduldige en oplossingsgerichte aanpak in geval van bijv. vragen, klachten of retentiedossiers van Plan Ouders
  • Enthousiast en overtuigend het belang en de inhoud van onze activiteiten kunnen uitleggen, vertrouwen uitstralen, beloftes nakomen
  • Proactiviteit: meedenken over een betere donateursservice, gebruik van data
  • Bruggen bouwen met de andere afdelingen en collega’s in andere Plan International-kantoren
  • Efficiëntie: actief meedenken over manieren om onze processen te verbeteren, voorstellen formuleren en mee uitwerken.
  • Werk structureren en diverse taken kunnen afstemmen op elkaar

 

Safeguarding Children and Young People

In het kader van ons beleid betreffende Safeguarding Children and Young People, heeft deze functie rechtstreeks of onrechtstreeks contact met jongeren/kinderen en dus zal deze functie een rol vervullen bij het (laten) respecteren van het Safeguarding Children and Young People beleid van Plan België.

  • De functie heeft intensieve, systematische contacten met jongeren
  • De functie heeft geregeld contacten met jongeren

X    De functie heeft weinig tot geen contacten met jongeren

 

In het kader van onze Child Protection and Safeguarding policy vragen wij aan elke medewerker om een bewijs van goed gedrag en zeden voor te leggen

Is deze job je op het lijf geschreven? Stuur dan uw cv en motivatiebrief  aan job@planinternational.be met referentie “DRO”.

  1. But de la fonction/du rôle

Le.La Donor Relations Officer (DRO) est responsable de l'exécution des principaux résultats et rôles définis ci-dessous.

Le.la DRO établit des relations durables avec nos donateurs.trices individuel.le.s grâce à une approche personnalisée. Pour cela, le.la DRO prend en compte l'expérience et la satisfaction des donateurs.trices, les valeurs, la vision et la mission de Plan International, et avec nos actions et les projets mis en place pour les enfants et l'égalité de genre.

Le.la DRO contribue activement aux améliorations des processus et formule des propositions d'amélioration à son responsable.

Le.la DRO est le point de contact direct de nos donateurs.trices et contribue activement à la réussite du "parcours du.de la donateur.trice" (donor journey) grâce à un suivi administratif parfait des données de tou.te.s nos donateurs.trices individuel.le.s.

Le.la DRO est également en contact régulier avec d'autres bureaux de Plan International en tant que personne de contact pour des Parrains et les Marraines Plan.

  1. Principaux domaines de résultat

Résultat/rôle 1:           Accueil et fidélisation des donateurs.trices (30%)

  • Point de contact et Ambassadeur.drice pour toutes sortes de questions des (futurs) donateurs.trices individuel.le.s, tant sur le parrainage Plan, les droits des enfants et les questions concernant le genre, que sur les méthodes de travail et les projets de Plan International.
  • Construire une relation durable avec les donateurs.trices individuel.le.s (Parrains.Marraines Plan) en prêtant attention à la motivation et à l'intérêt individuel des donateurs.trices.
  • Garantir un service de qualité aux donateurs.trices individuel.le.s (Parrains.Marraines Plan) afin d'accroître la fidélité et la rétention de ces donateurs.trices et de faciliter le recrutement.
  • Réfléchir activement et formuler des propositions sur la manière dont Plan International peut garder ses donateurs.trices existant.e.s et améliorer ou adapter leur parcours de donateur.trice, tant en termes de contenu que de processus.
  • Être attentif aux donateurs.trices qui souhaitent mettre fin à leur soutien. Trouver des solutions et leur exposer des propositions alternatives pour un parcours de donateur.trice plus approprié. Désinscrire les donateurs.trices s'ils ne souhaitent pas y prendre part.

Résultat/rôle 2 :          Suivi administratif des bases de données des donateurs.trices et des Child data (30%):

  • Traitement et suivi systématique et efficace des données des donateurs.trices dans notre programme Système de gestion des données CRM.
  • Traitement et suivi systématique et efficace des données dans notre programme ‘Child data’.
  • Faire le rapportage de ces données au manager.

Résultat/rôle 3 :          Amélioration des processus (15%)

  • Faire continuellement des propositions pour améliorer, simplifier et automatiser les tâches de l'équipe team Fundraising & Donor Relations ("ce qui peut être fait différemment").
  • Faire continuellement des propositions pour une utilisation plus efficace des applications de CRM et des outils numériques ("comment le faire autrement")

Résultat/rôle 4 :           Soutien au recrutement de nouveaux.elles donateurs.trices (10%)        

- Suivi actif et administratif de la (des) campagne(s) annuelle(s) de collecte de fonds pour recruter     de nouveaux.elles donateurs.trices.

Résultat/rôle 5 :          Support aux collègues (10%)

- Soutenir les collègues de l'équipe Fundraising & Donor Relations pendant leurs absences (être ‘back-up’).

 

Rôle transversal (5%) :

Participer à des campagnes d'image de marque et de communication, en travaillant avec des collègues spécialistes de l'image de marque et de la communication.

Rôle de liaison avec les départements:

  • Corporates & Major Donors pour harmoniser le recrutement et la fidélisation des donateurs.trices,
  • Finance & Operations pour le traitement des données et la base de données,
  • International Programmes et Policy & Social Change pour la transmission d’informations concernant nos projets et le parrainage Plan.

 

C. Profil requis pour la fonction :

Exigences minimales

  • Un diplôme niveau bachelier en administration, en gestion de bureau avec une approche axée service et orientée client ou une expérience équivalente. Nous accueillons aussi des candidat.e.s qui ont l'esprit ouvert, qui veulent apprendre, qui peuvent rapidement maîtriser leurs tâches et qui sont très motivé.e.s à se consacrer à notre mission et à nos donateurs.trices.

Connaissances/expertise

  • Bonne maîtrise du français ou du néerlandais. Une bonne connaissance du néerlandais ou du français comme langue supplémentaire et de l'anglais sont des atouts.
  • Connaissance opérationnelle de MS Office
  • Expérience dans l'utilisation et la connaissance des applications de CRM
  • Expérience dans l'utilisation de divers programmes informatiques (pour le traitement des données) et avoir la capacité d'apprendre rapidement à les utiliser est un avantage
  • La connaissance de la coopération au développement et du comportement des donateurs sont des atouts.
  • Compétences de base
  • Un intérêt marqué pour les droits de l'enfant, les droits des filles et la thématique de genre
  • Atteindre les objectifs
  • Collaboration
  • Faire preuve d'engagement organisationnel
  • Avoir un "état d'esprit numérique " (digital mindset)
  • Se comporter conformément aux valeurs fondamentales de Plan International Belgique
  • Compétences propres à l'emploi
  • Travailler avec les données de façon précise et confidentielle, compétences fortes en administration
  • Bonnes aptitudes à la communication, tant par téléphone que par écrit, et capacité d'adaptation à utiliser celles-ci lors de situations différentes
  • Approche empathique, gérée avec patience et axée sur la recherche de solutions en cas de questions ou de plaintes afin de conserver les Parrains.Marraines Plan
  • Pouvoir expliquer de façon enthousiaste et convaincante l'importance et le contenu de nos activités, d'inspirer confiance et de tenir ses promesses
  • Proactivité : réfléchir à un meilleur service aux donateurs et à l’optimalisation de l’utilisation des données
  • Efficacité : réfléchir activement et formuler des propositions sur l’amélioration de nos processus et aider à les mettre en place.
  • Structurer le travail et être capable de coordonner les différentes tâches les unes avec les autres

Safeguarding Children and Young People

Dans le cadre de Safeguarding Children and Young People, cette fonction a des contacts directs ou indirects avec les jeunes/enfants et jouera donc un rôle dans le respect ou le respect de la politique de Safeguarding Children and Young People de Plan Belgium.

o Le poste comporte des contacts intensifs et systématiques avec les jeunes.

o Le poste a des contacts réguliers avec les jeunes

X Le poste n'a que peu ou pas de contacts avec les jeunes

Dans le cadre de notre politique de Child Protection and Safeguarding, nous demandons à chaque travailleur.euse de présenter un certificat de bonne vie et mœurs

Vous pensez être fait.e pour ce job ? Envoyez votre CV accompagné d'une lettre de motivation  à job@planinternational.be, en mentionnant la référence « DRO».

 

 

 

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